Plan, Pomodoro i zarządzanie czasem pracy…

2015/04/29 Blog


Dzisiejszy model pracy wymaga od nas wielozadaniowości, bycia gotowym do działania więcej niż przez 8 godzin w ciągu dnia i bardzo sprawnej organizacji swojego dnia, jeśli chcemy ze wszystkim zdążyć na czas. A co, jeśli z natury nie jesteśmy skrupulatni i zorganizowani? Jak uniknąć utonięcia w nawale zaległych i bieżących zadań, z których realizacją nie jesteśmy w stanie się wyrobić. Pomocne są metody zarządzania czasem opracowane przez specjalistów i wykorzystywane z powodzeniem coraz częściej i szerzej.

clock-pointers-fashion-hands-of-a-clock-1252

Jedną z najbardziej znanych i najskuteczniejszych metod, jest Metoda ABC

Jej mechanizm opiera się o regułę Pareto i podział zadań wg etapów ich realizacji:

  1. Opracowanie listy zadań do wykonania i (co ważne!) spisanie ich
  2. Kolejnym krokiem jest nadanie priorytetów swoim zadaniom, oznaczając je – jak w tytule – A, B lub C. W efekcie dzielimy je na 3 grupy, z których każda oznacza inny priorytet:
    • Zadania w grupie A są dla Ciebie najistotniejsze, można powiedzieć, że stanowią trzon Twojego działania i powinieneś zadbać o nie sam.
    • Zadania w grupie B są ważne, ale nie na tyle, byś musiał wykonać je samodzielnie; jeśli masz możliwość oddelegowania je fachowej osobie, do której masz zaufanie, możesz to zrobić.
    • Zadania w grupie C to te najmniej ważne dla funkcjonowania Twojej marki; jeśli istnieje możliwość ich oddelegowania, powinieneś to zrobić i skupić się na zadaniach priorytetowych.
    1. Ostatni krok, to rozplanowanie realizacji swoich zadań oraz określenie czasu, jaki możesz i powinieneś na to poświęcić. Istotne dla przyszłych kalkulacji czasowych jest monitorowanie czasu, jaki poświęcasz na dane realizacje, powinieneś więc wesprzeć się narzędziami zewnętrznymi, jak kalendarz, terminarz czy aplikacje do organizacji pracy. Planowanie działań najlepiej jest dokonywać z kilkudniowym wyprzedzeniem, a każdy dzień pracy kończyć weryfikacją tego, co zostało zrobione, co zostało przeniesione lub oddelegowane oraz tego, co jest do zrealizowania w dniu następnym.

Zdarza się jednak, że to nie planowanie zadań, a skupienie się na wykonywanej czynności i doprowadzenie jej do końca może stanowić problem. Każdy z nas jest odrębnym typem pracownika, niektórzy z nas potrzebują zewnętrznej motywacji do działania i narzędzia, które uniemożliwi rozpraszanie w trakcie wykonywanych zadań. Najprostszą techniką zarządzania czasem jest metoda Pomodoro, która swój początek wzięła w… kuchennym czasomierzu w kształcie pomidora. Jej twórcą jest Włoch, Francesco Cirillo, który określił 25-minutowe cykle jako okres, kiedy możemy całkowicie skupić się na zadaniu. Do pracy w systemie Pomodoro potrzebna jest przygotowana lista zadań oraz urządzenie odmierzające czas (obecnie istnieją już gotowe aplikacje mobilne o tej samej nazwie, które monitoruję długość cyklu pracy oraz przerw pomiędzy nimi).

Założenie jest bardzo proste – realizację zadań planujesz z uwzględnieniem 25-minutowych cykli pracy, w czasie których będziesz się skupiać wyłącznie na niej, a pozostałe czynności wykonywać w trakcie 5-minutowej przerwy pomiędzy jednym cyklem, a drugim. Co 4 cykle musisz zrobić dłuższą przerwę na odpoczynek i regenerację, w miarę możliwości odbiegającą od Twojego trybu pracy – jeśli masz pracę siedzącą, powinieneś skorzystać z niewielkiej aktywności fizycznej, jak choćby spacer po biurze. Pomodoro wydaje się być techniką niezwykle prostą, wręcz zabawną. W praktyce jednak pozostanie w pełnym skupieniu na zadaniu przez pełne 25 minut jest trudniejsze niż się wydaje. Z drugiej strony, jeśli jesteśmy pochłonięci pracą, należy unikać pokusy rezygnacji z przerwy – ten krótki moment na regenerację poprawia naszą wydajność i skupienie.

Usprawnienie swojej pracy z podziałem na typy zadań, ich priorytety oraz czas ich wykonania wymaga czasu i zaangażowania na samym początku. To jednak zdecydowanie inwestycja, która w rozrachunku pozwala oszczędzić znaczną ilość energii, stresu, w zamian niosąc znaczne usprawnienie pracy.