Multitasking w życiu projektanta – wybór czy konieczność? (cz. 2)

2015/10/14 Blog

Rozłóż swoje zadania na czynniki pierwsze

Właściwe zarządzanie zadaniami jest kluczem do wyższej produktywności, zapewnienia sobie spokoju i w końcu do satysfakcji z tego co się robi. Jak wielu z nas wie, kalendarz, notatnik wiele przyjmie, możemy skrupulatnie zaplanować każdy kwadrans w ciągu dnia. Tylko co nam po tym, jeśli na końcu okazuje się, że większości z tych zadań  nie wykonaliśmy? Powtarzający się taki scenariusz traktujemy często jako naszą porażkę. Obserwacja rosnącej listy „to do” wytrąca nas z równowagi, tracimy kontrolę nad naszymi projektami, a to najczęściej przekłada się dość szybko również na nasze życie prywatne. Dlatego planuj z głową:

  • zacznij od wydarzeń prywatnych, takich które są priorytetem np. wizyty lekarskie, wywiadówka dziecka, oraz takich, które poprawią Twoje dobre samopoczucie :)- lekcja francuskiego, fryzjer, squash. W końcu nie samą pracą człowiek żyje :)
  • wypisz wszystkie zadania, które masz do wykonania w poszczególnych projektach i przypisz osoby, odpowiedzialne za te zadania. Staraj się na bieżąco kontrolować pracę zespołu, co pozwoli Ci uniknąć nieporozumień, opóźnień, a wszelkie wątpliwości wyjaśnić zanim jeszcze wywołają kryzys w projekcie.
  • jeśli pracujesz sam zastanów się, które z zadań, które wykonujesz często, nie wymagają Twojego doświadczenia i zaangażowania. Poproś o pomoc studenta, który chętnie odbędzie staż w Twojej firmie, aby nauczyć się zawodu w praktyce. Takich osób na rynku nie brakuje i razem możecie tworzyć dużo bardziej wydajny zespół.  Dzięki narzędziom do komunikacji efektywnie i bezpiecznie możesz pracować zdalnie z każdym freelancerem. Oczywiście wiadomo, że nikt nie zrobi tak dobrze wszystkiego jak Ty sam, ale może taka lekka zmiana Twojego myślenia pozwoli Ci wygospodarować  1-2 godziny w ciągu dnia na dobrą książkę lub podjęcie się dodatkowego zlecenia?
  • zastanów się nad wszystkimi spotkaniami, które odbyłeś w ostatnich kilku tygodniach. Czy są takie, na które nie warto było tracić czasu na dojazd, bo mogłeś ten sam efekt uzyskać bez wychodzenia z biura?  Co prawda kolejna kawa z p. Izą to budowanie relacji ale czy zawsze jest to niezbędne? Poświęć trochę czasu na analizę poszczególnych etapów w każdym projekcie, który realizujesz. Czy często zdarza Ci się, że musisz poczekać na wolny termin w kalendarzu klienta, żeby omówić z nim jakąś koncepcję? Masz czasami problemy żeby zgrać kalendarze: Twój, klienta lub innego projektanta, któremu podzleciłeś projekt?  Spróbuj przemodelować swój styl pracy na taki, który będzie wymagał spotkań osobistych tylko w tych kluczowych momentach dla projektu: omówienie wymagań klienta, podsumowanie ukończonego etapu projektu, czy przekazanie dokumentacji projektowej wykonawcy. Sprawdź czy  i ile czasu zyskasz pokonując swój strach przed zmianami. Pamiętaj, że w dzisiejszych czasach każdy ceni swój czas, więc klienci również. Jeśli zaoferujesz im alternatywę, która znacząco ułatwi i przyśpieszy Wam komunikację, zapewni im możliwość „popychania” projektu do przodu nie wychodząc z domu, czy wręcz robiąc to podczas swoich obowiązków służbowych, to spotkasz się tylko z aprobatą takiej propozycji. W ten sposób możesz tylko zyskać – dla siebie dodatkowy czas, dla firmy zadowolenie klienta.
  • praca projektanta może angażować, pochłaniać ale nie zapominaj w codziennej bieganinie, że świat idzie do przodu, wymagania klientów również, i warto w tym kontekście znaleźć tę godzinę w tygodniu na przegląd nowości na rynku, poszerzenie swojej wiedzy, bo to pozwoli Ci pracować na najwyższym poziomie i czerpać z tego satysfakcję. Rozwój osobisty to nie tylko moda ale i konieczność w dzisiejszym świecie.

Czy warto ciągle pracować nad organizacją pracy?

multipurpose businessman in the box officeWiększość odpowie „pewnie tak, ale w dużych firmach, ja sobie radzę”. Skąd w takim razie praca w weekendy, nocne  sprawdzanie renderów, wieczorne spotkania, pomyłki w projekcie? Wykonywanie wolnego zawodu wiąże się z bardzo dużym ryzykiem szybkiego wypalenia zawodowego – pomimo pasji, z jaką angażujemy się w każdy projekt oraz pomimo dużej satysfakcji z tworzonych dzieł. Dlaczego? Ano dlatego, że bierzemy za dużo na siebie, za bardzo skupiamy się na pracy i  zapominamy, że istnieje życie obok.

W organizacji tygodnia pracy warto wcześniej zaplanować takie rzeczy, jak zakupy wyposażenia dla klientów po to, aby nie jeździć w te same miejsca  3 razy w tygodniu. Podobnie z planowaniem wizyt w ramach nadzoru autorskiego. Wyznacz sobie 2 dni w tygodniu, konkretne godziny, które spędzasz na budowach.  Tym sposobem gdy już tracisz czas na dojazdy to robisz to jednego, wyznaczonego dnia, a nie przez cały tydzień. W ramach usprawnienia swojej pracy sprawdzi się również wcześniejsze przygotowanie jednej bazy najczęściej wykorzystywanych produktów, inspiracji, modeli, po to, aby nie szukać ich przy każdym projekcie i mieć pod ręką na każdym spotkaniu. Tak, tak wiemy, że nie zawsze się tak da, ale wiemy też, że bardzo często jest to możliwe :).

Sposób prowadzenia biznesu zmienia się z roku na rok. Powstają nowe metodyki, narzędzia, nowinki technologiczne, które potrafią znacząco wesprzeć Cię w różnych obszarach. A może by tak otworzyć się na nowe możliwości i zaczerpnąć z doświadczeń innych? Przekonaj się, co sprawdzi się w Twoim przypadku, czy możesz dokonać zmian w organizacji swojego dnia tak, żebyś wypłynął na szersze wody, zarówno zawodowe jak i w życiu prywatnym.