Twój biznes opiera się w dużej mierze o komunikację z klientem – od jej jakości zależy, jak szybko rozpoczniesz realizację projektu, jak będzie przebiegać współpraca oraz w jakim tempie projekt zostanie zrealizowany. Dobrze jest więc zadbać o to, by zmaksymalizować jej skuteczność.
Pozyskanie klienta, wstępne ustalenia, wszystko idzie dobrze i nagle bum! Niedomówienia, brak decyzyjności, rozbieżności w ustaleniach, nerwy. Brzmi znajomo? Nie tylko dla Ciebie. Zakłócenia w komunikacji na linii Firma – Klient, to problem wielu wykonawców oraz wielu klientów. Wynikiem tych nieporozumień, jest sytuacja, gdy obie strony czują się pokrzywdzone, a w efekcie – obie tracą. Przyczyną takiej sytuacji może być po prostu dezorganizacja waszej komunikacji. Jej zorganizowanie, usprawni pracę, nie wymagając przy tym większego wysiłku.
Jak działać krok po kroku:
Krok 1.: Określcie jedną wspólną przestrzeń, w której znajdą się wszystkie Wasze ustalenia i komunikaty – w gąszczu maili i powiadomień łatwo coś przeoczyć.
Krok 2.: W swojej komunikacji wyraźnie określaj termin, do kiedy musisz otrzymać odpowiedź, nawet w błahostkach. Dzięki temu, Twój klient będzie miał jasną sytuację, a Ty w razie potrzeby odwołasz się w przypomnieniu do wspólnych ustaleń.
Krok 3.: Wykaż się empatią. Dla Twojego klienta Wasz obszar działania to „terra incognita”, może więc czuć się niepewny i zagubiony. Spróbuj wczuć się w jego sytuację i wytłumaczyć niejasne procesy tak, jak sam chciałbyś je usłyszeć, gdybyś nie znał tego tematu.
Krok 4.: Zachowaj asertywność. To cecha niezbędna, bez względu na charakter Twojej pracy i zajmowane stanowisko. Bądź empatyczny, ale nie pozwól się zdominować – Twoja frustracja i niewypowiedziane pretensje prędzej czy później na pewno znajdą swoje ujście.
Krok 5.: Nie daj się ponieść emocjom! „Emocje są złym doradcą” i to bez względu na ich charakter. Dla swojego klienta jesteś ekspertem i profesjonalistą, i tak też powinna wyglądać Twoja komunikacja z nim, bez względu na okoliczności. Zanim więc odpowiesz na maila zgodnie z tym, co dyktuje Ci serce odetchnij głęboko lub odejdź od komputera.
Jedną z najbardziej frustrujących sytuacji jest ta, gdy rozpoczynasz pracę nad wymarzonym projektem, a cała satysfakcja rozbija się o komunikację. Frustracje rosną, projekt nierzadko pada. A można je w pełni wyeliminować, wystarczy odrobina dobrej woli. Obu stron, rzecz jasna.